背景・課題

• 市が主催する「二十歳のつどい」（旧成人式）には毎年1000人弱の参加者がある。式典当日に、案内状（はがき）を持参してもらい、それを受け取ることで受付を行っているが、参加人数の集計に人手と時間がかかっている。
• 式典当日、案内状を持っていない人には、案内状の再発行についての申し込み書を手書きしてもらっているが、参加者の負担になっている。
• 式典当日まで参加者数が把握できないので、記念品の発注数や配布物数（市役所各課から出席者に配布してほしいパンフレットなど20点弱を一つにまとめる）を予測で準備している。特に、配布物は、予測が外れると、余剰分を各課に戻したり、廃棄するなど、終了後の作業も増える。また、式典当日の人員の確保などの準備にも影響している。

実証方法

• 二十歳のつどい（旧成人式）の参加申し込みから入場受付までをスマートフォンのwebアプリで完結させる。
• 参加者は事前登録用二次元コードを読み取り登録する。当日は受付用アプリで入場受付用二次元コードを読み取る。

検証結果

設定したKPIは以下のとおり。

• 職員の声
  • 職員の作業量軽減
    • 当日までの作業について、市外在住者からの参加申込み等の問い合わせが大幅に減った
    • 昨年度まで行っていた市外在住者への案内状の送付もなかったので、開催前の事務量の削減に大いに役立った
  • 想定外の成果
    • 駐車場の空き状況などについて、当日リアルタイムに連絡することができた。
    • 入場者数を現地で”リアルタイム”に確認できたので、小ホールへの誘導が例年よりスムーズにできた。
• 参加者の声

今後の展望・課題

• 当日の案内について、内容や掲示場所を再検討し、市民や事務局双方の利便性向上を目指す。
• 岩国市では次年度から予算化し、受付アプリを活用した取り組みを継続する予定