背景・課題

健康寿命の延長と医療費適正化を念頭に、病気の早期発見・治療を目的として各種健診を実施しているが、　特定健診受診率が低い。これまでの業務時間帯での電話対応だけでは、住民の方が健診を受診したいと思った時に何時でも予約できる仕組みがなく、受診機会をロスしていると考えられる。

• 分かりづらく手間のかかる申請方法
  • 施設の空き状況は、それぞれの学校へ確認が必要
  • 団体の登録、使用申請書は学校と市のそれぞれに提出
  • 申請書が紙
  • 市の窓口で許可書を受け取る
  • 照明を使用する場合は使用料を市の窓口で支払う
    • 手続きができるのは平日の日中のみ
    • 問い合わせ以外は申請者がそれぞれの窓口へ行く必要がある
• 気軽にスポーツができる環境を提供するために・・・
  • 施設の利用実績を共有化・データ化し活用したい！
  • 市民のスポーツ活動の状況・志向などの情報を把握したい！
  • 中学生の部活動の地域移行に備える！

実証方法

• 実証したい項目
  • いつでも、どこからでも手続きできる仕組み
    • 空き状況の検索/使用申請書の提出/
    • 許可書の受理/利用実績（日誌）の提出
  • 施設管理業務の電子化
    • 施設の利用情報管理/申請の承認（学校）/
    • 許可書の発行（市）/利用実績の確認
• 実証第１弾：説明会およびデモ版体験による実証
  • 2022年11月中旬、市役所会議室にて実証事業参加者への説明会とデモ版での実証第１弾を実施。利用者がそれぞれのノートパソコンやスマホを使ってシステムのデモ版を操作し、実機体験での検証を行った。実際にシステムに触れながら積極的な感想や意見、要望が飛び交った。
• 実証第２弾：ベータ版システムによる実証
  • 2023年1月中旬～2月上旬にかけて、利用者、学校、市による実際のシステムを使った実証第２弾を実施。利用者が各々のタイミングでシステムで施設を探し予約を行い、学校や市が承認する。システムを使った施設の使用許可申請のプロセスを体験し、無事に実証を終えた。

検証結果

• 課題１：利用者が24時間いつでもどこでも予約参照・申請手続きができる
  • 開庁時間外での申請割合…約31%
  • （予約手続きを）「問題なくできた」…約71%
  • 「非常に使いやすい」「使いやすい」 …約71%
  • 課題１の結果 ＞＞＞ おおむね良好
• 課題２：施設利用者が各窓口で手続きする手間を減らす
  • 「予約システムのほうが予約しやすい」
    「どちらかといえば予約システムのほうが予約しやすい」合計…約72%
  • 「24時間いつでも使える」「窓口に出向かなくてもよい」点に評価高い
• 課題３：施設管理業務者（職員）の負担が減る（増えない）
• （従前と実証システムと）どちらが業務の負担が多いか？
• 「どちらともいえない」の回答が多かった

今後の展望・課題

• 参加企業から
  • 学校のスポーツ開放の手続きをシステム化するにあたり、単純にそれぞれの手続きをシステム化することでは解決しづらい複雑な要素や仕組みが多くあり、本格的に運用していくにはまだまだ多くの課題があると感じた。
  • 今後、様々な課題にひとつひとつ向き合い、利用者の利便性・満足度の向上を図り、管理者の負担軽減と効率化を目指し、さらなる活用ができるシステムを目指し開発を継続していきたい。
• 担当課から
  • システム導入にあたっては、運用面の課題に加えて、鍵や物品の管理、条例等の規定など、システム以外の部分の課題もある。
  • 今後、部活動の地域移行が始まると学校施設が活動の場となり、スポーツ開放による申請が増加することが予想されるため、システム導入は避けては通れない状況である。利用者が手軽に手続きができ、管理する学校、市の業務負担も軽減できるよう、運用にあたってのルール作りや関係者との調整等に取り組んでいきたい。